Datenschutzerklärung

Stand: 16. September 2026

Wir informieren Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung von Ronvolt. Diese Erklärung gilt für die Website, persönliche Konten, Ronvolt Steps, den Assistenten und den Partner-/Firmenbereich.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:
Marcel Wulf, Ronvolt, Wörthstraße 6a, 33607 Bielefeld, Deutschland
E-Mail: kontakt@ronvolt.com
Telefon: +49 155 63369715
Weitere Angaben: Impressum

2. Begriffe und Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), lit. b (Vertrag/Anbahnung), lit. c (rechtliche Verpflichtung) und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) sowie – für Cookies – § 25 TDDDG.

3. Hosting und Server-Logdaten

Ronvolt wird auf Servern von STRATO SE betrieben. Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet (z. B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, angeforderte Ressource, User-Agent). Zweck: sicherer Betrieb, Missbrauchs- und Angriffsabwehr, Fehleranalyse. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: so kurz wie technisch und sicherheitstechnisch erforderlich, längstens im Rahmen gesetzlicher Pflichten.

4. Registrierung und Konto

Bei der Registrierung verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, ein kryptografisch gehashtes Passwort sowie Zeitstempel der Anlage und Bestätigung. Zwecke: Vertragserfüllung, Authentifizierung, Sicherheit. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Sitzungen werden über HttpOnly-Cookies verwaltet. Mit „Angemeldet bleiben“ kann die Sitzung länger bestehen (bis zu 30 Tage), sonst kürzer.

5. Persönlicher Bereich

Je nach Nutzung speichern wir kontobezogen Einstellungen, Kalendereinträge, Nachrichten/Anfragen an Einrichtungen sowie – soweit von Ihnen hochgeladen – Dateien. Dateien können serverseitig verschlüsselt abgelegt werden. Gesundheitsbezogene Angaben sollten Sie nur eingeben, soweit für Ihre eigene Organisation erforderlich.

Suchverlauf, Merkliste und Assistentenverläufe können zusätzlich lokal im Browser gespeichert werden, wenn Sie Präferenz-Cookies zugestimmt haben.

6. Assistent und Dokumentenentwürfe

Ihre Nachrichten an den Assistenten werden zur Erzeugung einer Antwort an OpenAI übermittelt. Ronvolt setzt für diese Anfragen voraus, dass keine Speicherung zu Trainingszwecken durch den Anbieter seitens Ronvolt aktiviert wird, soweit technisch steuerbar. Bitte geben Sie keine Notfallinformationen und möglichst keine besonders sensiblen Daten ein, die nicht nötig sind.

Generierte Entwürfe (z. B. Anträge, Anschreiben) werden Ihnen angezeigt und können lokal gespeichert/heruntergeladen werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO; bei optionalen lokalen Speicherungen zusätzlich Einwilligung.

7. Ronvolt Steps

Ronvolt Steps funktioniert ohne Pflichtkonto. Anzeigenamen, Begleiterdaten und Chatverläufe werden grundsätzlich nur lokal im Browser gespeichert. Antworten der Begleiter können über denselben Assistenten-/KI-Pfad verarbeitet werden. Keine Diagnose, kein Therapieersatz.

8. Angebote, Google Places und Maps

Veröffentlichte Ronvolt-Profile werden von Einrichtungen gepflegt. Bei einer von Ihnen ausgelösten Live-Suche kann Ronvolt Google Places (Google Ireland Limited / Google LLC) abfragen. Ergebnisse werden nicht als dauerhaftes Ronvolt-Hauptverzeichnis gespeichert. Beim Öffnen von Google-Maps-Links gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise von Google.

9. Anfragen an Einrichtungen

Senden Sie eine Anfrage über Ronvolt, speichern wir Empfängerprofil, Betreff, Nachricht, Zeitpunkt und Antworten im geschützten Postfach. Die Einrichtung sieht nur die an sie gerichteten Inhalte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

9a. Kontoverbindungen (Google / Microsoft), Cloud-Import und Ronvolt-Mail

Wenn Sie Google oder Microsoft verbinden, verarbeiten wir die von Ihnen freigegebenen Zugangsdaten (OAuth-Tokens, verschlüsselt gespeichert) sowie die abgerufenen Metadaten (z. B. Absender, Betreff, Termine, Dateinamen) zur Anzeige und Organisation in Ihrem Ronvolt-Bereich. Cloud-Dateien werden nur nach Ihrem Import verschlüsselt bei Ronvolt abgelegt. Eine Ronvolt-Mailadresse (Alias) dient dem bestätigten Versand über unsere SMTP-Adresse; Empfang über Catch-All/IMAP ist nur aktiv, wenn die technische Einrichtung vorliegt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. a DSGVO (Ihre Freigabe beim Anbieter).

10. Partner-/Firmenbereich

Für Firmenkonten verarbeiten wir Organisations- und Kontaktdaten, Rollen, Termin- und Posteingangsdaten sowie hochgeladene Praxisbilder, soweit für den Vertrag und die öffentliche Darstellung erforderlich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

10a. Telefonassistenz

Soweit die Telefonassistenz gebucht und aktiviert ist, können Anrufdaten verarbeitet werden, insbesondere Rufnummern (Anrufer/Weiterleitung), Zeitpunkt und Dauer, Gesprächsnotizen, erzeugte Termine sowie Stimmeinstellungen und Begrüßungstexte der Praxis. Zweck: Entgegennahme und Organisation von Anrufen im Auftrag der Einrichtung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO; soweit besondere Kategorien von Daten betroffen sein können, nur soweit erforderlich und rechtmäßig (z. B. Art. 9 Abs. 2 lit. a oder h DSGVO, soweit einschlägig).

Zur Spracherzeugung/-vorschau oder Gesprächsverarbeitung können technische Dienstleister (z. B. OpenAI für Stimme/Transkription, soweit eingesetzt) eingebunden werden. Einrichtungen sind dafür verantwortlich, Anruferinnen und Anrufer angemessen über die Nutzung eines Assistenten zu informieren, soweit gesetzlich erforderlich.

10b. Zahlungen über Stripe

Derzeit sind Partnerleistungen kostenlos. Für spätere kostenpflichtige Tarife nutzen wir – sobald angebunden – den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd. / verbundene Unternehmen). Dabei können Zahlungs- und Abrechnungsdaten (z. B. Name, E-Mail, Rechnungsadresse, Zahlungsstatus, Transaktions-IDs) verarbeitet und an Stripe übermittelt werden. Kartendaten werden in der Regel direkt bei Stripe erhoben; Ronvolt speichert keine vollständigen Kreditkartennummern.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Stripe. Stripe kann Daten auch in Drittländern verarbeiten; geeignete Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln) werden, soweit erforderlich, zugrunde gelegt.

11. E-Mail-Kommunikation

Zur Kontobestätigung, Passwortzurücksetzung und Support-Kommunikation nutzen wir E-Mail. Hierzu können technische Dienstleister/SMTP-Postfächer eingebunden sein. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

12. Cookies

Details zu notwendigen und optionalen Cookies: Cookie-Erklärung. Optionale Kategorien setzen Ihre Einwilligung voraus.

13. Empfänger und Drittlandtransfers

Empfänger können insbesondere sein: STRATO (Hosting), E-Mail-/SMTP-Dienste, OpenAI (Assistent/ggf. Sprache), Google (Live-Suche/Maps) sowie Stripe (Zahlungsabwicklung, sobald angebunden). Soweit Daten in Drittländer (z. B. USA) übermittelt werden, erfolgt dies – soweit erforderlich – auf Basis geeigneter Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln) und/oder Ihrer Einwilligung bzw. vertraglichen Notwendigkeit.

14. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Kontodaten löschen wir nach Kontolöschung, soweit keine Pflicht zur weiteren Aufbewahrung entgegensteht. Lokale Browserdaten können Sie selbst löschen.

15. Ihre Rechte

Sie haben – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Kontakt für Datenschutzanliegen: kontakt@ronvolt.com

16. Pflicht zur Bereitstellung

Ohne bestimmte Daten (z. B. E-Mail bei Registrierung) können wir Verträge bzw. Funktionen nicht erfüllen. Optionale Angaben sind gekennzeichnet oder ergeben sich aus der jeweiligen Funktion.

17. Keine automatisierte Entscheidung

Ronvolt trifft keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidung mit Rechtswirkung oder vergleichbarer erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

18. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Funktionen, Rechtslage oder Datenflüsse ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.